Bouwplaats 1: Getting Things Done

Je herkent het vast wel: je inbox puilt uit met ongelezen mails en bevat een enorme hoeveelheid archiefmapjes. Op je bureau ligt een lijst met to-do’s en thuis zweeft ook nog ergens een lijstje met zaken die gedaan moeten worden. En o ja, ook je hoofd zit vol met losse eindjes… Elke dag weer een lading mails, nieuwsbrieven, telefoontjes, whatsapp’jes, sociale media, collega’s die wat aan je vragen, privé-afspraken die nog ingepland dienen te worden… Kortom allemaal prikkels… Een overload aan informatie waar je dagelijks beslissingen over moet nemen. Vele keren per dag vraag je je af: “Moet ik hier wat mee of niet en zo ja, wat dan en wanneer?”

Om structuur in de dagelijkse chaos te brengen gebruikte ik voorheen de JBF-methode. Ken je ‘m? JBF = Jan Boeren Fluitjes 😉 Helaas werkte die methode niet.

Daarom ben ik zo’n twee jaar geleden overgestapt op de ‘Getting things done’-methode. Ooit bedacht door David Allen. Misschien heb je er weleens van gehoord. Aangezien ik geen hoogvlieger ben in plannen en structureren en bovendien heel veel dingen en mensen interessant vind, kon ik het elke dag heel druk hebben zonder erg productief te zijn. Met andere woorden: ik kon wel wat meer focus gebruiken. Dus zocht ik een simpele doch effectieve aanpak om meer grip te krijgen op mijn tijdsbesteding en dus ook meer controle op mijn agenda. Met als doel: meer werk verzetten in dezelfde tijd, minder dingen vergeten en een minder gejaagd gevoel. Volgens mij was het Ben Tiggelaar die mij via een video of seminar op de GTD-methode attendeerde. De kracht van deze methode is de “eenvoud” en de focus op de eerstvolgende actie die gedaan moet worden. Ben legt het heel grappig en duidelijk uit in deze video.

Ben Tiggelaar over Getting Things Done van David Allen from Denkproducties on Vimeo.

Hier nog even de verkorte versie van Getting things done:

Je begint met het maken van de volgende mappen in je mailsysteem:

• ACTIE;
• AFWACHTEN;
• LATER/MISSCHIEN;
• ARCHIEF.

En dan?

Twee keer per dag check je je mail en beslis wat je met die informatie wilt doen. (Ik moet eerlijk bekennen dat het mij nog niet gelukt is om maar twee keer per dag mijn mail te checken, maar ik maak vorderingen…).

• Vraag je af of je het item binnen twee minuten zelf wilt verwerken of dat je het kunt uitbesteden.
• Ga je het zelf doen? Stop het dan in het mapje ACTIE.
• Gaat een ander er mee aan de slag, kies dan AFWACHTEN.
• Kun of wil je er niks mee en wil je het niet bewaren, gooi het dan weg en schrijf je eventueel uit als dat kan.
• Je kunt het ook in je ARCHIEF slepen.
• Soms ontvang je mails waar je niet direct wat mee hoeft te doen, maar waar je later nog een beslissing over wil nemen. Bijvoorbeeld: een goede tip over het verbeteren van je marketing die je in het najaar zou kunnen uitproberen of iemand attendeert je op een leuke film waar je misschien wel naar toe wilt gaan. Die sleep je naar de map LATER/MISSCHIEN.
• Je map ACTIE wordt je dagelijkse takenlijst. In principe verwerk je deze items met volle aandacht (focus) op basis van binnenkomst. Bij mij werkt het goed om dagdelen te reserveren voor deze werkzaamheden.

Afijn…zie bijgaand stroomschema en probeer het uit. Overigens, het maakt niet uit of het privé- of zakelijke stuff is. Belangrijk is wel dat je de inhoud van de mappen AFWACHTEN en LATER/MISSCHIEN wekelijks checkt en opvolgt of verplaatst. Anders lopen ze “vol” en begint het weer op de JBF-methode te lijken 😉.

Inmiddels maak ik ook gebruik van een handige tool, Fingertips, om mijn agenda en taken nog beter te managen, maar hierover zal ik je een volgende keer informeren.

Werk jij ook volgens deze methode of gebruik je een andere werkwijze? Laat het me weten, ik ben benieuwd!