Bij Positie1 zijn we er helemaal blij mee. En met ons zijn wereldwijd nog zo’n 6.000 bedrijven actieve gebruiker van het softwarepakket Basecamp. Dit pakket is bedoeld voor dienstverlenende bedrijven die met meerdere mensen aan meerdere projecten werken. Wat je ermee kunt? Taken en planningen maken, bestanden en conversaties bewaren en vooral: overzicht houden! Het programma is ontzettend handig in de communicatie met klanten, relaties en collega’s. En daarmee is het meteen ook een visitekaartje voor je bedrijf.
Overzichtelijk en snel
Het werkt heel eenvoudig. Basecamp kent op het hoogste niveau een onderverdeling in projecten. Nadat je een project hebt aangemaakt kun je to-do lijsten maken. Het is daarbij heel eenvoudig om een gebruiker verantwoordelijk te maken voor een to-do. Is een taak afgerond, dan vink je deze af. Voor het snelle overschakelen naar een nieuwe taak ga je naar ‘ME’. Hier vind je een overzicht van al jouw taken binnen je projecten. In deze to-do’s kun je elkaar berichten sturen en bestanden uploaden. Dit werkt erg prettig. Voor interne communicatie is er de mogelijkheid zo’n lijst onzichtbaar te maken voor de ‘cliënt’, een specifieke klant of relatie.
Basecamp werkt over het algemeen overzichtelijk en dus snel. Gelukkig kun je nu ook meerdere bestanden ineens downloaden. Dit scheelt een hoop geklik. Bijvoorbeeld wanneer een ontwerper een set displaybanners aanlevert. Of als een tekstschrijver een dozijn tekstbestanden stuurt.
Design en gebruikersvriendelijkheid
Basecamp ziet er ’schoon’, functioneel en overzichtelijk uit en heeft een logische structuur. Geen poespas en alleen in beeld wat je nodig hebt. Het beeld had wel iets grafischer gemogen, door met contrastrijkere knoppen te werken bijvoorbeeld. Ook de geüploade bestanden zijn wat onder elkaar geplaatst en daardoor niet altijd even snel te vinden in het overzicht. Je kunt ze voorzien van labels, maar daar kun je vreemd genoeg niet op selecteren of zoeken vanuit een to-dolijst.
Als een project bomvol zit met activiteiten en personen heb ik soms wat moeite met het terugvinden van een oud bericht in een to-dolijst. In dat geval kun je het beste even de zoekfunctie gebruiken. Basecamp laat je zoekopdracht filteren op type bericht, persoon of project. Toch is dit niet altijd een uitkomst bij bredere zoektermen.
Tip: een slimme en unieke titel in een to-do voorkomt al heel wat speurwerk.
Afspraken voor gebruik zijn bepalend
Bepalend voor het werken met Basecamp zijn de afspraken die je onderling maakt. Zo kun je kiezen voor strakke deadlines. In dat geval is de bijgeleverde agenda een prettige uitkomst. Ook het maken en bijhouden van gestructureerde to-dolijstjes is niet altijd even vanzelfsprekend wanneer je samenwerkt met relaties die Basecamp niet heel intensief gebruiken. Zo kan bij het niet gebruiken van to-do’s een belangrijk bericht verloren gaan in een berg aan losse discussies. Slim zoeken met de zoekfunctie van het programma is daarom een must. Al mis ik nog een functie om de zoekresultaten te verfijnen op bijvoorbeeld bijlagen, titel van een to-do, maand en persoon.
Extra functies
Dagelijkse proces
Onder (Daily) Progress vind je een soort boomstructuur van alle activiteiten per dag. Hiermee probeert Basecamp een extra overzicht te geven van alle communicatie, omdat die soms versplinterd is over verschillende discussies, to-do’s en bestanden.
Kalender
Onder het kopje Calendar vind je alle deadlines op datum terug. Voorwaarde voor het gebruik van deze kalender is dus wel dat je steevast deadlines meegeeft aan to-do’s. Doe je dit niet consequent en neem je toch dit overzicht als uitgangspunt, dan loop je het risico taken over het hoofd te zien.
Plugins
Basecamp is eenvoudig uit te breiden met meerdere plugins. Zo heb je een ruime keuze aan Timetrackers (functies voor het opnemen van de tijd die je ergens aan besteedt), uitbreidingen voor planning en koppelingen met Cloudstorage software, zoals Dropbox. Basecamp biedt zelfs modules voor klantenservice, offertes en rapportage. Inhoudelijk is het teveel om hierop in te gaan, maar afhankelijk van je voorkeuren is Basecamp behoorlijk op maat uit te breiden en aan te passen van een simpel taakgericht communicatiepakket tot een uitgebreid managementsysteem.
Prijs
De proefperiode van zestig dagen geeft bij dagelijks gebruik meer dan genoeg tijd om te testen. Basecamp is bedoeld voor dienstverlenende bedrijven met meerdere projecten waar meerdere mensen aan werken. Bij intensiever gebruik betaal je natuurlijk meer. De prijs varieert van $ 20 per maand tot een $ 150 voor groot gebruik.
De prijs van $ 50 per maand is een goed investering wanneer je tien tot veertig projecten tegelijk hebt lopen en 15 GB aan serverruimte nodig hebt.
Conclusie
Mijn e-mailbox zit voornamelijk vol met berichten van Basecamp. Want telkens als een klant of collega ergens commentaar op plaatst, krijg ik een bericht in mijn inbox. Vervelend? Nee heerlijk, want je weet altijd precies wat er speelt en wat besproken is. Geen mails die je niet kunt vinden of ontbrekende gespreksonderwerpen, en je kunt altijd alle bijlagen terugvinden. Een fijn systeem. Soms is het wat zoeken naar een eerder bericht of bestand, maar door de to-do’s op een consequente manier te gebruiken hoeft dit niet vaak te gebeuren. Tot slot is Basecamp eenvoudig uit te breiden voor als je wat meer wilt dan alleen de reguliere communicatie en to-dolijsten.
